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entretien.md (12465B)


      1 # Entretien
      2 
      3 On a pour objectif de produire une analyse sur les pratiques documentaires
      4 numérique de Commown à la lumière de critères d'impacts env, de résilience,
      5 d'empouvoirement, de sécurité. Cette analyse pourra aboutir sur la proposition
      6 d'outils et/ou d'organisations permettant d'améliorer ces critères si possible.
      7 
      8 Pour espérer que ces outils et/ou organisations servent, ne soient pas
      9 strictement prescriptivistes ou enfermés dans une posture solutionniste il faut
     10 comprendre en détail l'existant, les besoins, les frustrations des employé·es
     11 de Commown. Pour y parvenir nous voulons mener des entretiens, possiblement
     12 précédés de la tenue d'un journal.
     13 
     14 ## Ethique, déontologie et réglementation
     15 
     16 ### Consentement éclairé
     17 
     18 Il faut recueillir le consentement de chaque personne et les informer :
     19 
     20   * des objectifs de l'étude et du déroulement de la session
     21   * de l'enregistement de la session (si c'est le cas)
     22   * des informations personnelles qui vont être recueillies et de la manière
     23     dont elles vont être traitées
     24   * de la garantie d'anonymat et de confidentialité des données
     25   * du type et du montant de la récompense qui lui sera remise
     26   * de son droit de se retirer à tout moment de l'étude
     27   * des risques éventuels liés à sa participation
     28   * de ses devoirs, notamment si claude de confidentialité
     29   * du nom et des coordonnées de la personne de contact
     30 
     31 Un document type est en cours de rédaction.
     32 
     33 ### Anonymisation et stockage des données
     34 
     35 Il est intéressant vior essentiel pour l'étude de connaître certaines choses
     36 sur les personnes. Ancienneté dans la coopérative, type de travail, équipe etc.
     37 Par conséquent vu la taille de l'entreprise il va être difficile d'anonymiser
     38 les données. Si l'on ne communique pas dessus dans le cadre d'un papier ou
     39 d'une présentation on peut ne pas le faire mais puisque l'on va s'adosser sur
     40 ces données pour justifier la suite il faudra bien brouiller un peu les pistes.
     41 On peut simplement ne pas dire que c'était chez Commown mais le fait de mener
     42 les entretiens en interne étant un très gros biais ce serait malhonnête de ne
     43 pas en parler.
     44 
     45 Est-ce qu'il est envisageable de demander aux participant·es si iels sont
     46 d'accord pour ne pas être anonymisées ? On retire simplement leurs noms. Leur
     47 faire relire leurs données semble être une bonne idée.
     48 
     49 Au sujet du stockage et du traitement le plus simple semble être de conserver
     50 une copie sur mon ordinateur de travail, chiffré, et une copie sur le Nextcloud
     51 de Commown. Chiffrer les données serait utile. S'il faut transcrire l'audio
     52 avec Whisper ou autre il faut notifier les personnes que l'enregistrement
     53 transitera par un centre de calcul public.
     54 
     55 Pour la transcription voir si y'a pas un entre deux entre transcription
     56 manuelle et Whisper.
     57 
     58 ## La demande
     59 
     60 La "demande" provient de deux sources :
     61 
     62   * L'intuition d'Elie qu'il serait plus productif de travailler sur du md
     63     quand cela est suffisant. Il émet également l'hypothèse qu'une éventuelle
     64     migration serait délicate pour des raisons humaines d'accompagnement au
     65     changement et pas pour des raisons techniques.
     66   * Les questionnements de recherche ayant émergés après les doléances de
     67     Legicoop à propos de la recherche dans leurs documents (pas assez fine, pas
     68     assez stable, pas en plein texte).
     69 
     70 ## Les hypothèses
     71 
     72 Ces demandes viennent avec leurs à prioris, leurs hypothèses. Il faut les
     73 consigner avant de commencer les entretiens. Il faudra les classer en deux
     74 catégories :
     75 
     76   1. Les hypothèses que l'on formule à propos des pratiques courantes et
     77      réelles à Commown. Par exemple "La plupart des personnes travaillent sur
     78      des docx" ou "L'atelier édite moins de documents que l'équipe com".
     79   2. Les hypothèses que l'on formule sur les propriétés techniques et
     80      organisationnelles de différentes pratiques. Par exemple "Faire du
     81      texte/md est plus sobre que faire du docx", "il est plus facile de
     82      collaborer en temps réel dans des applications web" ou encore "il est plus
     83      résilient de travailler sur des données en local".
     84 
     85 La première porte plutôt sur les résultats des entretiens. La seconde sur ce
     86 que l'on pourrait produire ensuite.
     87 
     88 Ce travail doit être fait par :
     89 
     90   * L'intervieweur : Arthur
     91   * Les commanditaires : Elie, Matthieu, Guillaume
     92 
     93 Il peut tenir sur une ou deux pages A4, n'a pas besoin d'être formel mais il
     94 faut veiller à ne pas écarter des hypothèses qui paraissent évidentes.
     95 
     96 ## Participant·es
     97 
     98 Il est souvent considéré qu'interviewer 10 personnes est un bon chiffre. Cela
     99 représente 1/3 de la coopérative. Il faut prendre en considération le temps que
    100 cela prend à l'intervieweur et aux interviewé·es. Une autre métrique est de
    101 continuer jusqu'à "saturation", c'est à dire jusqu'à ce que l'on obtienne plus
    102 d'information.
    103 
    104   * Pour l'atelier : Priscille/Raph/Benoit
    105   * Pour l'équipe commercial : Philippe
    106   * Pour l'équipe com : Adrien/Julia
    107   * Pour l'équipe support : Lucien/Simon
    108   * Pour l'équipe admin : Fred/Léa
    109   * Pour l'équipe IT : Florent/Léna
    110   * Pour les partenariats : Elie
    111   * Pour le CA - ?
    112   * Pour les docs partagés (type réu interéquipe) - toutes les personnes citées
    113     précédemment
    114   * ...
    115 
    116 J'ai pour réflexe de prendre les resp d'équipe ce qui est peut-être un souci.
    117 Peut-être laisser les personnes les plus anciennes pour la fin ou biaiser
    118 l'interview.
    119 
    120 ## Journal
    121 
    122 Il est possible de préparer les entretiens en demandant aux participant·es de
    123 remplir des journaux. Le principal avantage est d'obtenir des données
    124 temporellement proche des évènements/idées/ressentis qui nous intéressent. Cela
    125 résoud partiellement le problème de "recall".
    126 
    127 Ces journaux peuvent avoir pour but de collecter des données structurées comme
    128 une sorte de sondage dans le temps (journal de "feedback"), de collecter des
    129 données qui servent de support de conversation lors de l'entretien ou un
    130 mélange des deux (journal d'"élicitation").
    131 
    132 Le journal peut être matériel comme numérique. On pourrait demander aux
    133 participant·es :
    134 
    135   * d'y consigner systématiquement les caractéristiques des documents qu'iels
    136     manipulent au cours de la journée
    137   * Le temps passé sur les différents types d'activités :
    138     création/écriture/lecture/mise en page
    139   * d'y consigner leurs frustrations en rapport avec les documents numériques
    140   * de prendre des screenshots de moments importants sur lesquels revenir lors
    141     de l'entretien
    142   * les résultats de commandes qu'on leur fournirait à exécuter périodiquement
    143 
    144 Les données peuvent être textuelles, visuelles, audio, vidéo. A nous de
    145 choisir. Si l'on choisit de faire un journal au moins un peu de type "feedback"
    146 il y a un enjeux assez grand à rendre la création d'entrée
    147 facile/rapide/adaptée afin de minimiser les omissions.
    148 
    149 La durée de collecte par journal ne devrait pas durer plus de deux semaines.
    150 
    151 ## L'entretien
    152 
    153 ### Le type
    154 
    155 Peut être de trois types :
    156 
    157   * structurés : questions précises, on ne dévie pas du guide d'entretien
    158   * semi-structuré : on mélange des questions précises à des moments de
    159     discussions guidée par la personne interviewé·e
    160   * libre : après l'amorce on accompagne la conversation où elle va en
    161     l'orientant de manière à toujours rester sur des sujets qui nous donneront
    162     des donénes pertinentes.
    163 
    164 Les entretiens structurées sont habituellement utilisés dans un contexte que
    165 l'on connaît déjà bien. On sait ce que l'on cherche donc on sait exactement
    166 quoi demander. Les entretiens plus libres sont adaptés lorsque l'on souhaite
    167 apprendre et comprendre un sujet que l'on ne connaît pas. On cherche à
    168 apprendre de la personne interviewée.
    169 
    170 Etant donné la situation à Commown je pense qu'il est judicieux de faire un
    171 mélange des deux. Une partie structurée en amorce pour collecter des données
    172 notamment au sujet de la personne et de ce qu'elle sait. Une partie plus libre
    173 ensuite sur sa manière de travailler avec les documents en s'appuyant
    174 possiblement sur ce qui sera remonté des journaux.
    175 
    176 ### Les questions
    177 
    178 Il faut toujours se demander si l'on souhaite faire une question fermée ou
    179 ouverte. Une question fermée est utile pour faire des stats, une question
    180 ouverte permet d'obtenir une information plus profonde et possiblement
    181 innatendue.
    182 
    183 Il est préférable de faire des questions courtes. Il faut éviter les questions
    184 qui laissent entendre qu'il y a une bonne réponse : "Qu'est-ce que vous pensez
    185 des docx ?" plutôt que "Est-ce que vous aimez les docx ?".
    186 
    187 Il sera utile de briefer les personnes pour leur demander de se concentrer sur
    188 leurs partiques personnelles et pas sur celles des autres. Cela permet d'éviter
    189 que les chefs parlent pour les autres par exemple.
    190 
    191 Une liste en vrac de questions possiblement pertinentes, à abonder, trier et
    192 reformuler :
    193 
    194   * Décrire sa pratique documentaire
    195   * Quels sont les besoins liés à cette pratique
    196   * Quelles sont les spécificités de ton équipe, ta pratique ?
    197   * Est-ce que soucis de perfs ?
    198   * Sur quel modèle de pc tu bosses habituellement ?
    199   * Soucis de productivité ?
    200   * Fournir un doc type
    201   * Est-ce que tu sais ce que contient un docx ?
    202   * Est-ce que tu serais capable d'expliquer l'infra (nextcloud + onlyoffice +
    203     docx) permettrait de faire le lien entre des problèmes rencontrés et la
    204     méconnaissance des infra
    205   * Est-ce que tu peux m'expliquer les screenshots que tu as fait "si journal
    206     type elicitation" en amont
    207   * Est-ce que tu connais la différence entre un éditeur de texte et un
    208     traitement de texte
    209   * Questions sur la recherche
    210   * Peux tu me dessiner un schéma de ce que tu penses être l'architecture de
    211     l'infrastructure permettant d'accéder à un docx via onlyoffice sur notre
    212     nuage ? (peut venir avec des éléments déjà fait à disposer sous forme de
    213     collage)
    214   * Quel est le flow d'information une fois que tu écris des choses dans un
    215     document, où est-ce que ça arrive, à qui c'est destiné ?
    216   * Quels sont les différents types de documents que tu manipules ?
    217   * Où sont sauvergardés et archivés les documents ? Est-ce qu'ils le sont ?
    218 
    219 Pour le schéma de fonctionnement peut-être ne pas venir avec des éléments
    220 préfait pour avoir une meilleure
    221 
    222 Si réponse succinte demander pourquoi ?
    223 
    224 Si la personne n'a pas par elle même évoqué tous les sujets alors on lui pose
    225 des questions plus précises :
    226 
    227   * matérialité
    228 
    229 Refaire cet exercice dans le futur sur un autre système ?
    230 
    231 ## Enregistrement et notes
    232 
    233 Il est essentiel de prendre des notes et utile d'enregistrer l'entretien si
    234 possible. L'enregistrement peut être uniquement audio mais il faut considérer
    235 les informations qui ne passent pas par le son (la communication corporelle, ce
    236 que l'on se montre à l'écran etc).
    237 
    238 Il faut éviter de prendre trop de note pendant l'entretien sinon on risque de
    239 se déconcentrer et rater des informations importantes ou de paraître impoli·e
    240 auprès de la personne interviewée. Il faut donc préparer une stratégie de prise
    241 de note qui permette de le faire rapidement, possiblement en remplissant des
    242 formulaires pré-faits.
    243 
    244 La transcription de l'audio prend beaucoup de temps (mais y'a de l'IA pour ça
    245 maintenant).
    246 
    247 Dans notre cas on peut aussi envisager d'enregistrer l'écran durant les phases
    248 plus libres de l'entretien s'il y a manipulation.
    249 
    250 ## Compensation
    251 
    252 Il est de bon ton de récompenser les participant·es d'une manière ou d'une
    253 autre. Sachant qu'iels bossent pour Commown c'est certainement moins important
    254 qu'une étude avec des personnes lambdas mais ça pourrait être chouette de faire
    255 un petit quelque chose. Un resto ? Y'a du budget ?
    256 
    257 ## Outils
    258 
    259 Commande qui donne les 10 derniers fichiers modifiés :
    260 
    261     find . -type f -printf '%T@:%P\0' |
    262       LC_ALL=C sort -zrn |
    263       LC_ALL=C sed -z 's/^[^:]*://;10q' |
    264       xargs -r0 ls -ltd --
    265 
    266 On peut proposer de l'exec, de filtrer le texte et de l'envoyer
    267 Sur mon pc c'est surtout des fichiers de cache ou de log de firefox, nextcloud,
    268 thunderbird etc. A voir si c'est pertinent ou si trop de bruit. On peut aussi
    269 faire des efforts pour filtrer mais à voir.
    270 
    271 Enregistreur audio, de quoi enregistrer l'écran.
    272 
    273 ## Autres métriques
    274 
    275 Obtenir des infos d'indiehosters pour connaître la charge de notre
    276 Nextcloud/Onlyoffice ?  Est-ce qu'il faut intégrer les "documents" dans Odoo ?
    277 Si oui comment ?